El diseño de tu estructura de negocios puede definir tu éxito

Existen muchas formas de organizar una compañía; puedes elegir organizarla por función, por unidad de negocios (que es común en organizaciones grandes), o mediante una estructura más horizontal. Cualquiera que sea el mejor modelo para tu compañía, es importante que la estructura tenga un diseño intencional y no solo un arreglo casual de funciones que se han organizado solo para distribuir el trabajo. Se debe incluir cada puesto y función que existe en la compañía dentro de la estructura.

El que una organización tenga un diseño puede parecerle obvio a un profesional que trabaja en una estructura corporativa bien organizada. Sin embargo, para una compañía en crecimiento, la complejidad es inmensa conforme van aumentando las cargas de trabajo. ¿Cuál debe ser el orden? ¿Quién debe hacer qué? Estos son los tipos de preguntas a las que se enfrenta una compañía nueva constantemente para asegurarse de que todo el trabajo se haga bien y con eficacia. Muchas veces estas preguntas se hacen demasiado tarde, cuando ya ha surgido un problema como una actividad que debía haberse completado o algo que no se pudo terminar a tiempo.

Seleccionar el esquema organizacional correcto para tu compañía y después alinear los puestos, funciones y responsabilidades es una de las tareas más importantes de cualquier líder de negocios. La estructura misma es la fuente de todas las acciones y actividades que emanan de la compañía. La efectividad de estas acciones dependerá de lo bien diseñada que esté la compañía. Encontrar la configuración que funcione para tu empresa no es un evento de una sola ocasión; esta tiene que analizarse y estructurarse constantemente para satisfacer los cambios inevitables que tiene todo negocio.

Todo en su lugar

En Celaque, nos organizamos por función. Cuando una compañía se organiza de esta manera, todas las funciones deben planearse cuidadosamente, colocarse en la unidad correcta y optimizarse. Nos hemos esforzado por garantizar que las unidades engloben todas las actividades posibles dentro de la compañía sin que se dupliquen tareas.

Nos organizamos en seis departamentos en Celaque:

• Corporativo

• Finanzas

• Desarrollos

• Proyectos

• Propiedades

• Comercial

El simple hecho de decidir los departamentos requirió un análisis considerable. Además, simultáneamente estábamos implementando un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), NetSuite, que requería que organizáramos cada una de las transacciones diferentes por departamento, lo que añadió más presión a la definición de los roles. Después de investigar sobre otros desarrolladores de bienes inmuebles, descubrí una estructura similar que pensé que funcionaría bien para nosotros y la utilicé como modelo para los seis departamentos que ahora tenemos.

Desde entonces, hemos colocado todas las funciones de la compañía dentro de estas unidades. La mayoría del trabajo que hacemos se ajusta muy bien dentro de estas seis categorías. Siempre que nos topamos con una tarea que no encaja claramente en uno de estos departamentos, nos preguntamos cuál puede ser el mejor lugar para esta. La meta es optimizar la actividad y dejar claro desde el principio quién es responsable de cada tarea. Cuando ya ha quedado colocada dentro de un departamento, también nos preguntamos cómo cierta actividad puede afectar al siguiente departamento y cómo encaja dentro de la imagen completa de la compañía.

A veces, nos topamos con un rol que originalmente fue puesto en un departamento, pero ya no tiene sentido que siga en este, así que lo movemos. En cuanto encontramos algo que no está funcionando, lo ajustamos inmediatamente. Otras veces, organizamos la función o responsabilidad según los puntos fuertes de una persona. Por ejemplo, nuestro mercadeo es administrado por nuestro Gerente de Desarrollos, quien también tiene el título de ingeniero civil. Él tiene una afinidad natural para el mercadeo y hace un excelente trabajo.

Sigue estructurando

Refinar la estructura de una organización es un proceso que nunca termina. Las circunstancias cambian, las personas van y vienen, y la estructura debe actualizarse para seguir siendo relevante. Este trabajo es esencial ya que la forma en que estructures una compañía determinará los tipos de resultados que tenga. La estructura misma tal vez no sea perfecta, pero, en mi mente, lo más importante es que esté organizada: que todo tenga un lugar y que las funciones y responsabilidades sean claras. Mientras la compañía crece, puede ser que descubras que necesita volverse más descentralizada o vice versa. Esto puede cambiarse de ser necesario. El trabajo debe completarse y, con una estructura clara, es mucho más probable que obtengas los resultados deseados.