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Una guía para implementar procesos: parte 2

Pamela Ayuso agosto 5, 2019

Si estás pensando en implementar procesos en tu compañía, la tarea puede parecer intimidante. Adicionalmente, levantar la infraestructura de cero requiere de mucho trabajo, pero también es una excelente inversión de tiempo y esfuerzo.

Los procesos son un grupo de tareas que se realizan para obtener un objetivo deseado dentro de una compañía. Delinear los procesos principales e implementarlos para ti y tu compañía resultará en mayor eficacia, adaptabilidad y paz mental. En la parte 1 de esta publicación (Una guía para implementar procesos: parte 1), analicé los pasos iniciales para implementar procesos en una empresa.

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Una guía para implementar procesos: parte 1

Pamela Ayuso julio 29, 2019

Cuando un negocio crece a cierto nivel de éxito, se vuelve absolutamente necesario organizar el trabajo diario para evitar errores. Los errores pasan todo el tiempo, y las inconsistencias pueden resultar en clientes insatisfechos, empleados tensos, y costos no presupuestados.

La mejor forma de organizar estos deberes diarios es crear e implementar procesos de negocios. Un proceso es un grupo de tareas que se realizan en un negocio para conseguir un objetivo; es como una cadena de eventos que guían a un proyecto de inicio a fin. Al señalar claramente para ti y tu compañía cuáles son los procesos principales y cómo deberían funcionar de forma ideal, obtendrás una mayor eficacia.

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La paciencia y los procesos

Pamela Ayuso junio 24, 2019

Cuando implementamos un proceso nuevo en una compañía, se necesita tiempo para encontrar un nuevo ritmo de trabajo. La rutina y los hábitos deben cambiar, y el equipo debe adaptarse a la nueva forma de hacer las cosas. Se requiere paciencia y, a veces, en medio de la transición, puede que te preguntes si en verdad funcionará.

Pero cuando la implementación se ha completado con éxito, es algo hermoso. El proceso en el que has estado trabajando ahora opera de forma independiente sin que tengas que hacer nada al respecto. El equipo, los sistemas y los procesos se han adaptado, y la nueva forma de hacer las cosas es el nuevo normal.

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Configura tus procesos para obtener resultados más eficaces

Pamela Ayuso mayo 27, 2019

En nuestra compañía recientemente actualizamos todos nuestros procesos: examinamos los procedimientos existentes, revisamos su contenido, y estandarizamos el formato ya que este no era consistente en todos los departamentos. Este proyecto destacó la importancia de establecer procesos que sean tan limpios y organizados como sea posible con categorización y estructuración adecuadas. Esta configuración deliberada ayuda a que el usuario se enfoque en el lenguaje mismo y no se distraiga con discrepancias en el arreglo de los procesos.

Tenemos procesos para cada departamento dentro de nuestra compañía. Algunos departamentos, como Finanzas, tienen más procedimientos que otros según la naturaleza del trabajo. Para saber más sobre cómo usamos procesos en Celaque, nuestra empresa, puedes leer mis publicaciones sobre procesos: Los beneficios de implementar procesos en tu negocio, Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos, y 6 ideas útiles para que tus procesos sean más optimizados.

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Las nuevas contrataciones: cómo ajustar los procesos de tu negocio

Pamela Ayuso abril 22, 2019

El mayor beneficio de los procesos es que son adaptables. Son organismos vivos que pueden modificarse conforme la compañía crece y cambia. Cuando una estructura con procesos preexistentes ya está establecida, es más fácil ajustar, añadir o quitar responsabilidad en el momento que el equipo crece y evoluciona.

Cuando una persona nueva se une a tu compañía, los procesos actuales pueden ser la base para que tú y tu equipo puedan ver el trabajo que se está haciendo ahora y cómo puede modificarse. Desde este punto y si es necesario, es más fácil reducir la carga de trabajo de los miembros del equipo y asignar responsabilidades nuevas.

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Este es nuestro proceso de cierre contable mensual

Pamela Ayuso marzo 4, 2019

Uno de los procesos centrales de cualquier negocio es el cierre mensual de contabilidad. Cada mes, los registros financieros deben revisarse para garantizar que todo se ha contabilizado adecuadamente. Si un proceso específico no se sigue detenidamente, las consecuencias pueden ser muy severas para la compañía. Siempre habrá diferencias o cuentas que deben conciliarse y, si no se mantiene una vigilancia estricta, las diferencias pueden ir aumentando poco a poco. Reconstruir las transacciones pasadas será mucho más difícil. Los procesos contables recurrentes también te ayudarán a detectar errores y a tomar acción para corregir cualquier problema naciente. Cuidar los números de la compañía garantizará que el trabajo duro que has dedicado a otras áreas de la compañía se refleje con precisión.

Con el paso del tiempo, mi compañía, Celaque, ha desarrollado un conjunto de documentos que preparamos de forma mensual para asegurarnos de que la contabilidad sea lo más impecable posible.

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Los procesos clave que necesitan una revisión de tres niveles

Pamela Ayuso febrero 4, 2019

Antes del envío de cualquier documento importante ya sea de forma interna o externa en nuestra empresa, este debe ser revisado por tres pares de ojos. Hemos aprendido que una revisión por diferentes miembros del equipo garantiza que el producto final sea lo mejor posible. Lo que una persona no ve, la siguiente probablemente lo hará.

Una revisión de tres niveles puede parecer demasiado, pero todo lo que significa es que la primera persona crea el documento, la segunda realiza una revisión detallada, y la tercera hace un análisis general final para asegurarse de que todo se vea bien. Tener tres puntos de vista separados sobre los documentos importantes permite diferentes perspectivas y que estos informes sean más precisos.

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Los procesos de negocios y cómo mantenerlos

Pamela Ayuso enero 21, 2019

La desventaja de trabajar con procesos es que requieren mantenimiento. Las personas pasan a diferentes puestos o compañías, la forma de hacer el trabajo cambia y hay cambios en las regulaciones; la variación es una constante en los negocios. Para que los procesos sigan siendo relevantes, un negocio debe planear y prepararse para el cambio.

En la actualidad, recuerdo este hecho más que nunca. Actualmente estamos haciendo una revisión general de todos nuestros procesos para reorganizarlos por departamento y función. Mientras reclasificamos los procesos, también cuestionamos el diseño general de cada departamento y mejoramos las tareas. Dado que estamos reprogramando todo en toda la compañía, esto se ha convertido en un gran proyecto.

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La forma en que los procesos de revisión optimizan el éxito

Pamela Ayuso noviembre 5, 2018

Como CEO de la compañía Celaque, necesito conocer y analizar los eventos principales e informes de cada uno de los departamentos. He descubierto que la mejor forma de mantenerme actualizada es mediante una revisión recurrente de indicadores y documentos claves dentro de la compañía. En una compañía establecida, esto usualmente está disponible, pero en una que va iniciando, este no siempre es el caso.

Aprendí esto mediante prueba y error como gerente hace algunos años. En ocasiones me hacían una pregunta sobre algo que estaba sucediendo, y me sentía mal ya que no tenía una respuesta inmediata. No sabía porque no tenía las cifras a la mano o no las había revisado en un par de semanas. Me di cuenta de que necesitaba encontrar una forma para mantenerme al día con la información que necesitaba.

Primero tuve que decidir qué parámetros necesitaba revisar y crear los informes que los incluyeran. Después tuve que encontrar un sistema que me recordara revisar la información cada cierto tiempo.

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Cómo asegurarte de que los procesos siempre estén actualizados

Pamela Ayuso septiembre 3, 2018

Si hay algo constante en la oficina, es que todo sigue cambiando. Una vez que se han desarrollado procesos en una compañía, tienen que revisarse constantemente para asegurarse de que siguen siendo eficaces, relevantes y que están actualizados. Tal vez haya un miembro nuevo en el equipo, o tal vez se ha implementado un sistema nuevo que altera el flujo de trabajo en la oficina.

En mi compañía, Celaque, hemos desarrollado un sistema para mantener nuestros procesos actualizados. Este incluye revisiones periódicas, modificaciones ad hoc y análisis individuales. La mejor forma de asegurarse de que el cuerpo entero de procesos esté siempre actualizado es mediante una revisión anual o semestral programada. Los procedimientos de revisiones individuales y aprovechar siempre la oportunidad para corregir los procesos cuando se encuentran errores son practicas esenciales para garantizar que los procesos estén actualizados.

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