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Esta es la historia de nuestra más reciente implementación de sistema

Pamela Ayuso julio 30, 2018

El año pasado implementamos NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. Anteriormente usábamos dos sistemas, Zoho CRM y Zoho Books, que ya habíamos dejado atrás. Necesitábamos algo que pudiéramos personalizar de acuerdo con nuestros procesos, y NetSuite fue la solución (puedes leer en mi blog la publicación NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP para más información sobre cómo seleccionamos nuestro ERP).

Implementar el nuevo sistema fue un esfuerzo de toda la compañía que requirió mucho trabajo duro, y los primeros seis meses fueron particularmente intensos. Sin embargo, al final fuimos capaces de producir una obra de arte. NetSuite era el sistema que necesitábamos y se convirtió en más.

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Cómo actualizarte leyendo y aprendiendo

Pamela Ayuso julio 9, 2018

En el trabajo y como adultos, se espera que nos mantengamos al tanto de eventos importantes e información nueva. Sin embargo, entre la actividad constante de la vida cotidiana, mantenerse al día con las noticias y la lectura de libros puede olvidarse con facilidad. Además, es difícil desarrollar el hábito de la lectura.

Afortunadamente, existen muchas formas de obtener información. La clave está en encontrar la mejor mezcla de artículos y libros para mantenerse al día de la forma más efectiva posible.

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Qué pasó durante nuestro año implementando NetSuite

Pamela Ayuso julio 2, 2018

En 2017 nuestra empresa inició la implementación de sistema más grande que habíamos tenido hasta ese entonces: NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Nos tomó seis intensos meses que el sistema fuera operacional, pero la implementación total duró un año ya que tuvimos cambios y pequeños problemas que tenían que resolverse una vez implementado. Dado que NetSuite interactuaba con todos los departamentos de la compañía, activar el sistema era algo que afectaba a todos.

Antes de implementar NetSuite, teníamos un sistema muy básico de contabilidad; solo se encargaba de transacciones fundamentales, como facturas, y producía estados de cuenta de clientes, informes contables y estados financieros no modificables. Aunque era un buen sistema para una empresa nueva, nos dimos cuenta de que ya no cumplía con nuestras necesidades.

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El manual de tu compañía y cómo garantizar su accesibilidad

Pamela Ayuso junio 18, 2018

Hace algunos años, estaba revisando el manual de operaciones de nuestra empresa. Era un documento en formato Word de 15 páginas almacenado en nuestro servidor local. A pesar de todo el trabajo que dedicamos en su elaboración, nadie lo había abierto ni leído. El manual tenía páginas y páginas de información útil, pero no tenía uso práctico ya que nadie hacía referencia a este.

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Cómo implementar un sistema en la nube en tu empresa

Pamela Ayuso junio 11, 2018

Implementar un nuevo software en la nube puede ser muy intimidante, especialmente si no estás familiarizado con sistemas. Sin embargo, incluso si no eres un genio de la informática, puedes aprender a hacerlo y tu empresa puede aprovechar todos los beneficios que ofrecen los sistemas en la nube en esta era de la tecnología.

El primer paso es hacer un plan para la implementación general del sistema; esto te ahorrará tiempo y podrás aprovechar el sistema desde el momento en que compres la licencia. El plan te permitirá tener todo listo para empezar a trabajar con tu software lo antes posible.

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NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP

Pamela Ayuso mayo 21, 2018

Hace tres años, nos dimos cuenta de que nuestro sistema de contabilidad actual ya no cumplía con nuestras necesidades. Cuando apenas empezábamos, manejábamos toda nuestra actividad contable en una hoja de cálculo de Excel. Después implementamos Zoho Books, un sistema de contabilidad básico y trabajamos con este durante cuatro años. Al momento de su implementación, había sido una gran mejora, y lo considero como un excelente sistema de software de contabilidad para empezar. Sin embargo, después de algunos años, nos dimos cuenta de que estábamos listos para obtener algunas funciones más avanzadas.

Seleccionar un sistema nuevo no fue algo sencillo. Somos desarrolladores de bienes inmuebles, y nuestra industria tiene peculiaridades que no encajan en los modelos de negocios estándar. Por ejemplo, no solo vendemos, sino que también alquilamos propiedades. Además, nuestro proceso de manufactura varía de edificio en edificio, y a veces de tipo de apartamento a tipo de apartamento.

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4 pasos sencillos para arreglar problemas en tus procesos

Pamela Ayuso mayo 7, 2018

Aunque ya tengas procesos funcionando bien en tu negocio, en ocasiones tendrás que enfrentarte a problemas. Tal vez un boletín no fue enviado en la fecha debida, o hace falta información en uno de los informes. Es imposible predecir y documentar todas las cosas que pudieran ocurrir en tus procesos.

Así que, ¿qué puedes hacer cuando encuentras una falla en la forma en que algo debe hacerse? Tienes dos opciones: puedes arreglarlo de forma temporal, o puedes prevenir el problema para que no vuelva a ocurrir. Vale la pena tomarse el tiempo para descubrir qué pasó y arreglar el problema para el futuro.

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Sigue creciendo: cómo implementar lo que lees

Pamela Ayuso abril 30, 2018

Leer artículos y libros de negocios es una de las mejoras formas de aprender, mantenerte actualizado y descubrir nuevas formas de hacer crecer un negocio. Con todos los recursos disponibles hoy, las opciones son infinitas; podemos aprender sobre cualquier tema que nos imaginemos, y esta es una oportunidad para crecer.

Sin embargo, leer solo es la mitad del proceso. Cuando empezamos a absorber más información, se presenta un problema: cómo organizar y analizar toda la información e ideas nuevas de los artículos y libros. Lo ideal sería implementar algo de este nuevo conocimiento adquirido, pero ¿cuál es la mejor forma de clasificar y organizar todas las ideas de la lectura?

Yo me he enfrentado a este mismo problema, y los siguientes pasos me han sido útiles para administrar y organizar la información que encuentro en los artículos y libros que leo.

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6 ideas útiles para que tus procesos sean más optimizados

Pamela Ayuso abril 23, 2018

Automatizar los procedimientos de tu oficina resulta en numerosos beneficios invaluables: aumentas tu productividad, mejoras tu precisión y, lo mejor de todo, ahorras tiempo y dinero (lee más sobre los beneficios en Los beneficios de implementar procesos en tu negocio). La meta final es hacer que las cosas pasen de realizarse manualmente a descubrir e implementar mejoras que agilicen las actividades de tu empresa. Estas ideas breves pero ahorradoras de tiempo ofrecen grandes beneficios a futuro. Toda gota de energía que puedas ahorrar te dejará espacio para desarrollar mejoras y crecimiento.

Para empezar, estudia lo que ya estás haciendo de forma cotidiana. Intenta cambiar una cosa a la vez. Cuando empieces a analizar la forma en que funciona tu negocio, puede que descubras algunas soluciones sencillas.

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Los valiosos sistemas en la nube que usamos en mi compañía

Pamela Ayuso abril 16, 2018

La nube puede ser una bendición para una compañía pequeña.

Hace tan solo diez años, las opciones más viables para organizaciones pequeñas eran sistemas de menor calidad que debían compartirse a través de servidores locales a los que les daba mantenimiento una persona de TI. Debido a que no se podía costear un sistema efectivo en el sitio, la mayoría de estas empresas optaban por mantenerlo todo en Excel y compartir documentos en un servidor interno. Era una forma frustrante de trabajar que ya es obsoleta.

Nuestra odisea como empresa fue parecida a la de muchas compañías pequeñas. A continuación, encontrarás un breve relato sobre los problemas que enfrentamos en cada uno de nuestros departamentos con las correspondientes soluciones que utilizamos para resolverlos mediante software en la nube.

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