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Los procesos de negocios y cómo mantenerlos

Pamela Ayuso enero 21, 2019

La desventaja de trabajar con procesos es que requieren mantenimiento. Las personas pasan a diferentes puestos o compañías, la forma de hacer el trabajo cambia y hay cambios en las regulaciones; la variación es una constante en los negocios. Para que los procesos sigan siendo relevantes, un negocio debe planear y prepararse para el cambio.

En la actualidad, recuerdo este hecho más que nunca. Actualmente estamos haciendo una revisión general de todos nuestros procesos para reorganizarlos por departamento y función. Mientras reclasificamos los procesos, también cuestionamos el diseño general de cada departamento y mejoramos las tareas. Dado que estamos reprogramando todo en toda la compañía, esto se ha convertido en un gran proyecto.

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Tiempo y esfuerzo: cómo invertir para el éxito de tu negocio

Pamela Ayuso enero 14, 2019

Organizar una iniciativa de forma que vaya a ser exitosa toma tiempo, ya que no es algo que pasa automáticamente. Lo mejor sobre invertir tiempo para el crecimiento de tu empresa es que se reciben buenos retornos y vale la pena. Similar a recibir los intereses de dinero invertido, dedicar tiempo para asegurarse de que un proyecto empiece con el pie derecho te ayudará a alcanzar tu meta y te garantiza que siga funcionando eficientemente en el futuro.

Digamos que te interesa empezar un blog para la compañía y tu meta es al final del año tener tres meses de blogs subidos a tu sitio por adelantado. Tal vez lo que deseas es establecer un proceso de contabilidad mensual en la compañía que se realice de forma precisa y puntual con mínima intervención de gerencia. Ambas son metas alcanzables. Puede ser que no sea fácil alcanzarlas, pero todo lo que se requiere es una inversión de tiempo y esfuerzo.

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Cómo desarrollar la estructura y organización de una compañía en crecimiento

Pamela Ayuso diciembre 10, 2018

Desarrollar una estructura organizacional es una de las cosas más difíciles en las que he trabajado como empresaria. Se requieren muchas horas de trabajo y diseño, y los esfuerzos deben ajustarse constantemente ya que el contexto y las operaciones de la compañía cambian. La estructura organizacional es el esqueleto sobre el que se basan las responsabilidades de la compañía. Cuando queda claro cuáles son las responsabilidades de cada equipo y cómo cada papel encaja en el esquema general de la compañía, el trabajo se vuelve más eficiente, y la probabilidad de que una tarea importante quede relegada se minimiza.

La organización de una compañía depende de su industria, pero he encontrado algunos conceptos generales que he aplicado en Celaque. Estas ideas se han mantenido desde que las implementé y se han vuelto más relevantes con el tiempo.

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Cómo estructurar el conocimiento adquirido en una compañía

Pamela Ayuso noviembre 26, 2018

Existe una gran cantidad de información que llega a una compañía de forma cotidiana. Hay muchas oportunidades de aprendizaje en todas estas ocasiones, como ideas para mejores prácticas, comentarios útiles y sugerencias. La cuestión está en cómo absorber toda esta información adquirida por la compañía para que se vuelva parte de la organización.

Este no es un asunto simple y, de hecho, tiene un grado de dificultad ya que muchas veces no queda espacio para pensar en nada más que no sea completar el trabajo. Sin embargo, es importante hacerlo. ¿Cómo puede la compañía convertirse en una máquina de aprendizaje que integre toda la información benéfica que ayude al crecimiento de la compañía?

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El optimismo y por qué es crucial para el crecimiento de tu negocio

Pamela Ayuso octubre 29, 2018

Recientemente me encontré con una profunda frase sobre el optimismo de David Deutsch. En su libro El comienzo del infinito (biblioteca pública) lo define de la siguiente manera:

El optimismo (en el sentido por el que he abogado) es la teoría de que todos los fracasos—todos los males—se deben a la falta de conocimiento. . . . los problemas son inevitables, ya que nuestro conocimiento siempre estará infinitamente lejos de ser completo.

El comienzo del infinito, David Deutsch

Aunque Deutsch señala la ubicuidad de los problemas, también nos da la solución. Él declara que cualquier “fracaso” o “mal” puede remediarse mediante la información, y eso es poderoso. Especialmente en el ámbito profesional, esta es la clave para resolver lo aparentemente insuperable.

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La evolución del proceso de facturación de nuestro portafolio

Pamela Ayuso octubre 22, 2018

Si manejas propiedades, como hacemos en Celaque, seguramente sabes lo difícil que es crear y enviar facturas mensuales a los clientes. Como administradores de una cartera, somos responsables de cobrar el alquiler y otras cuotas a los apartamentos y espacios de oficina que manejamos. Las facturas tienen muchas partes que cambian dependiendo de la propiedad; las nuestras incluyen el alquiler mensual, cargos por retraso y cuotas de condominio, y cada uno de estos elementos puede variar y depende de diversos factores. Esta es la historia de cómo estamos evolucionando de la facturación manual a la automática.

Hubo un momento en el que nos estábamos encargando de la contabilidad de un edificio, enviando unas 300 facturas cada mes a los propietarios y arrendatarios del edificio. Al principio, compilar y distribuir las facturas nos tomaba alrededor de dos semanas cada mes. Aunque en ese entonces ya usábamos un software de contabilidad en la nube (Zoho Books) para enviar las facturas y manejar los pagos, las facturas seguían siendo cargadas manualmente una a una.

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Un último y potente beneficio de implementar un ERP: mejoras

Pamela Ayuso septiembre 17, 2018

Recientemente implementamos un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. El programa que seleccionamos fue NetSuite, que es uno de los mejores ERP basados en la nube. Esto ha significado una mejora de 180 grados para nuestra empresa, Celaque, una empresa de desarrollo de bienes inmuebles.

Nuestro proceso de contabilidad y flujo de trabajo ahora está completamente integrado, desde la compra de inventario hasta la venta/arrendamiento de unidades residenciales o de oficina. NetSuite también tiene herramientas que organizan y catalogan nuestras diversas bases de datos. Para leer más sobre NetSuite, puedes ver mis publicaciones: NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP, y Qué pasó durante nuestro año al implementar NetSuite.

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Los beneficios de reuniones con toda la empresa

Pamela Ayuso agosto 27, 2018

Descubrí el concepto de las reuniones de toda la compañía en el libro de Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg Cómo trabaja Google (lee Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 1 e Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 2). Según los autores, los CEO de Google tenían sesiones semanales de preguntas y respuestas para hablar de la política y dirección general de la compañía. La meta de las reuniones también era fomentar la comunicación y transparencia en la organización. La idea era intrigante, y decidí probarla para ver cómo se ajustaba este modelo en nuestra empresa.

No estaba 100% segura de cómo funcionaría en nuestro caso, así que implementé una idea similar en el evento de fin de año de nuestra compañía. Un representante de cada uno de los equipos principales tomó la palabra para hablar de sus más grandes logros durante el año; mientras las personas compartían sus experiencias, pude ver cómo eran demolidas algunas barreras de la comunicación. Resultó ser mucho más poderoso que lo que originalmente me había imaginado.

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Qué pasa cuando automatizas los procesos de tu empresa

Pamela Ayuso agosto 13, 2018

Crear y organizar los procesos de una empresa no es fácil; se requiere mucho trabajo y perseverancia, pero vale la pena. Una vez que todos los procesos de negocios de una organización se han esquematizado y diseñado para funcionar juntos, todos en el equipo colaborarán como en una hermosa sinfonía. Se pasará menos tiempo pensando en si se ha olvidado algo y más tiempo previniendo problemas futuros y pensando en estrategias e innovación.

Los procesos de negocios optimizados son altamente benéficos para cualquier empresa. Hay una gran diferencia cuando todos trabajan juntos.

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Tu lista de pendientes: cómo manejar tareas futuras

Pamela Ayuso agosto 6, 2018

Las buenas ideas y las tareas futuras aparecen constantemente como producto de nuestras interacciones diarias. Es importante cuidar estas acciones futuras para que puedan tener la oportunidad de producir los mejores resultados. Una de estas pudiera ser una idea para tu siguiente gran producto o simplemente una tarea que no debe olvidarse, pues de lo contrario las consecuencias serían perjudiciales.

Ya que la mayoría de las cosas que requieren nuestra atención tienen que ver con tareas presentes, desarrollar una técnica para planear para el futuro es importante. Entre más desarrolles la habilidad para encargarse de este tipo de acciones, más podrás lograr.

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