Archivo de: Heptagrama

Qué tiene el mayor impacto en nuestro tiempo limitado

Pamela Ayuso mayo 13, 2019

Día tras día nos toca completar numerosas tareas. A veces pudiera parecer que la montaña de trabajo sigue creciendo cada día y que la cantidad de cosas que debemos hacer nunca termina. Es en momentos como estos que es necesario cuestionar la calidad del trabajo que estamos haciendo. Tal vez haya días en los que completemos 20 elementos diferentes de nuestra lista de pendientes, pero ¿qué hemos logrado en tus objetivos globales? La lista de pendientes es inevitable y bastante

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Cómo optimizar la administración de proyectos

Pamela Ayuso abril 29, 2019

Un mecanismo que hemos descubierto que funciona bien para dar seguimiento y manejar proyectos complejos en nuestra compañía, Celaque, es tener reuniones de manera regular. Nos reunimos cada semana o cada dos semanas para analizar una agenda establecida por la persona que dirige las reuniones. En ellas, tomamos decisiones importantes como grupo y manejamos como avanzan nuestros proyectos. Desde que empezamos estas reuniones, hemos visto que podemos tomar mejores decisiones y trabajar más rápido ya que todo el grupo comparte la responsabilidad por los proyectos.

Las reuniones pueden ser abrumadoras y hasta negativas si no se utilizan adecuadamente porque pueden desperdiciar mucho tiempo. Por otro lado, también pueden ser poderosas herramientas si se usan por las razones correctas. En el caso de grupos de comité que se reúnen para trabajar en proyectos, pueden tener un gran impacto. Las áreas o planes multifacéticos normalmente requieren de varios puntos de vista ya que son demasiadas las variables que se deben considerar. Una persona puede ver el trabajo desde una perspectiva y otra desde un punto de vista totalmente diferente. Por lo tanto, se logrará llegar a un mejor producto.

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Cómo aprender de los proyectos que han fallado en tu negocio

Pamela Ayuso abril 8, 2019

Gran parte de innovar se trata de experimentación y prueba y error. Junto con esto, normalmente viene el fracaso: algo que usualmente nos hace no querer explorar. Los efectos inmediatos no son placenteros, ya que el fallar viene acompañado de pérdida de tiempo y esfuerzo y un sentido de decepción. Sin embargo, si aprendemos a aceptarlo con gracia y aprendemos de nuestros errores, entonces creceremos. El crecimiento llega con muchos fracasos inevitables.

A veces es muy aparente que algo ha fallado, mientras que otras veces no lo es. El primer paso para aceptar el fracaso es saber cuando una idea/proyecto ha oficialmente acabado. Si algo no va a funcionar, lo mejor que podemos hacer es reconocer el proyecto como una oportunidad perdida y seguir adelante. Deja el pasado y sigue avanzando; pero no olvides llevarte las lecciones contigo. Intenta ver la oportunidad perdida desde la distancia y aprende. Finalmente, no dejes que esto detenga tu creatividad y la de tu equipo. Sigue avanzando y sigue ideando. Mientras más rápido pases por este ciclo, más serán tú y tu negocio capaces de crecer.

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Islas en la estructura de tu compañía: cómo identificarlas

Pamela Ayuso marzo 25, 2019

En Celaque, estamos organizados por función. Tenemos seis departamentos diferentes que están estructurados según el trabajo que debe realizarse. Mientras fortalecemos la organización, seguimos colocando cada puesto y responsabilidad dentro de los diferentes departamentos. Nos aseguramos de que todas las operaciones de la compañía estén dentro de uno de los departamentos y que sean parte de los sistemas y procesos de ese grupo. Debido a que cada departamento tiene sus propios procesos y usa los mismos sistemas de toda la compañía, esta estructura hace que añadir un nuevo elemento sea más eficiente.

Conforme seguimos avanzando, he encontrado islas de puestos, responsabilidades y transacciones que funcionan de forma independiente a los departamentos. De manera inevitable, en estas islas se han desarrollado procesos paralelos que no entran dentro de los procesos principales de cada departamento. Los procedimientos extra significan un esfuerzo adicional ya que quedan fuera del sistema.

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Este es nuestro proceso de cierre contable mensual

Pamela Ayuso marzo 4, 2019

Uno de los procesos centrales de cualquier negocio es el cierre mensual de contabilidad. Cada mes, los registros financieros deben revisarse para garantizar que todo se ha contabilizado adecuadamente. Si un proceso específico no se sigue detenidamente, las consecuencias pueden ser muy severas para la compañía. Siempre habrá diferencias o cuentas que deben conciliarse y, si no se mantiene una vigilancia estricta, las diferencias pueden ir aumentando poco a poco. Reconstruir las transacciones pasadas será mucho más difícil. Los procesos contables recurrentes también te ayudarán a detectar errores y a tomar acción para corregir cualquier problema naciente. Cuidar los números de la compañía garantizará que el trabajo duro que has dedicado a otras áreas de la compañía se refleje con precisión.

Con el paso del tiempo, mi compañía, Celaque, ha desarrollado un conjunto de documentos que preparamos de forma mensual para asegurarnos de que la contabilidad sea lo más impecable posible.

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Los indicadores y cómo pueden beneficiar a tu empresa

Pamela Ayuso febrero 25, 2019

Crear un sistema de indicadores para cada parte de tu empresa es uno de los mejores usos de tu tiempo como líder de negocios; te darán una visión general del estado actual de cada parte importante de tu negocio. Las métricas te dan parámetros clave que te muestran en qué dirección va la compañía, tal como número de ventas, cantidad de prospectos de ventas o los gastos mensuales de la compañía.

Sin embargo, estas métricas no deben solo limitarse a los valores estándares que vienen a la mente cuando nos referimos a este tipo de indicadores. También pueden incluir parámetros que son cruciales para tu compañía y, más específicamente, para tu industria. Algunos de estos indicadores tal vez no sean usados por otras compañías similares; tal vez sean tu fórmula especial y lo que hace que tu compañía sea única.

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Cómo implementar ideas nuevas para tu negocio en crecimiento

Pamela Ayuso febrero 18, 2019

Las ideas suelen aparecer de la nada. Normalmente son efímeras y frágiles, difíciles de atrapar y, si no se manejan con cuidado, pueden irse para nunca regresar. Trabajar con estas ideas que van llegando puede ser algo fácil o no tan simple.

Para empezar, si las ideas no se guardan de alguna manera, desaparecen. A veces pueden ser como la arena escurriéndose entre los dedos, imposible de recuperar. Otras veces, la idea no es más que la semilla para más creación. El simple acto de registrarla puede inspirar más ideas.

En el transcurso de mi carrera, he intentado diseñar un sistema para trabajar con ideas. Si bien este sistema siempre será un trabajo en progreso, el que he usado me ha ayudado a empezar a organizar mis pensamientos y a fomentar la creatividad.

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El diseño de tu estructura de negocios puede definir tu éxito

Pamela Ayuso febrero 11, 2019

Existen muchas formas de organizar una compañía; puedes elegir organizarla por función, por unidad de negocios (que es común en organizaciones grandes), o mediante una estructura más horizontal. Cualquiera que sea el mejor modelo para tu compañía, es importante que la estructura tenga un diseño intencional y no solo un arreglo casual de funciones que se han organizado solo para distribuir el trabajo. Se debe incluir cada puesto y función que existe en la compañía dentro de la estructura.

El que una organización tenga un diseño puede parecerle obvio a un profesional que trabaja en una estructura corporativa bien organizada. Sin embargo, para una compañía en crecimiento, la complejidad es inmensa conforme van aumentando las cargas de trabajo. ¿Cuál debe ser el orden? ¿Quién debe hacer qué? Estos son los tipos de preguntas a las que se enfrenta una compañía nueva constantemente para asegurarse de que todo el trabajo se haga bien y con eficacia. Muchas veces estas preguntas se hacen demasiado tarde, cuando ya ha surgido un problema como una actividad que debía haberse completado o algo que no se pudo terminar a tiempo.

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Los procesos clave que necesitan una revisión de tres niveles

Pamela Ayuso febrero 4, 2019

Antes del envío de cualquier documento importante ya sea de forma interna o externa en nuestra empresa, este debe ser revisado por tres pares de ojos. Hemos aprendido que una revisión por diferentes miembros del equipo garantiza que el producto final sea lo mejor posible. Lo que una persona no ve, la siguiente probablemente lo hará.

Una revisión de tres niveles puede parecer demasiado, pero todo lo que significa es que la primera persona crea el documento, la segunda realiza una revisión detallada, y la tercera hace un análisis general final para asegurarse de que todo se vea bien. Tener tres puntos de vista separados sobre los documentos importantes permite diferentes perspectivas y que estos informes sean más precisos.

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El importante papel de la entropía en los negocios

Pamela Ayuso enero 28, 2019

He estado leyendo el libro de Steven Pinker, En defensa de la ilustración: Por la razón, la ciencia, el humanismo y el progreso. Recomiendo ampliamente este libro si te interesa aprender más sobre cómo nuestra civilización ha progresado con el tiempo y cómo esto se relaciona con tu negocio.

Uno de los principios que Pinker explora es la entropía, también conocida como desorden, un concepto útil para cualquier líder de negocios. Él describe la entropía en el sentido estadístico, declarando que es más probable que algo se desorganice y no esté en un estado ordenado.

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