Archivo de: Pamela Ayuso

Esta es la historia de nuestra más reciente implementación de sistema

Pamela Ayuso julio 30, 2018

El año pasado implementamos NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. Anteriormente usábamos dos sistemas, Zoho CRM y Zoho Books, que ya habíamos dejado atrás. Necesitábamos algo que pudiéramos personalizar de acuerdo con nuestros procesos, y NetSuite fue la solución (puedes leer en mi blog la publicación NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP para más información sobre cómo seleccionamos nuestro ERP).

Implementar el nuevo sistema fue un esfuerzo de toda la compañía que requirió mucho trabajo duro, y los primeros seis meses fueron particularmente intensos. Sin embargo, al final fuimos capaces de producir una obra de arte. NetSuite era el sistema que necesitábamos y se convirtió en más.

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Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: Parte 2

Pamela Ayuso julio 23, 2018

La capacidad de comunicarnos es una de las habilidades más poderosas que poseemos como seres humanos. Además, hoy en día tenemos una cantidad sin precedentes de herramientas para comunicarnos en el trabajo. Estas herramientas a veces pueden utilizarse mal, lo que resulta en malentendidos y pérdidas de tiempo, pero pueden ser extremadamente poderosas. Mientras más habilidad tengamos en utilizar un instrumento u otro, nuestra forma de interactuar con los demás será más efectiva y obtendremos resultados positivos junto con hábitos saludables de negocios.

En Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: parte 1 de esta guía, escribí sobre los correos electrónicos y las aplicaciones de chat digitales y móviles y sus ventajas, desventajas y mejores usos. A continuación, consideraré tres medios de comunicación más que mi equipo y yo usamos con regularidad.

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Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: Parte 1

Pamela Ayuso julio 16, 2018

Al evolucionar, una de las capacidades principales que nos diferenció de otras especies fue nuestra habilidad de comunicar ideas complejas. La comunicación es lo que nos ha permitido crear grupos, organizaciones y naciones. Necesitamos comunicarnos para crecer y desarrollarnos y, por esa razón, la comunicación es una de las herramientas más importantes en el trabajo.

El arte de la comunicación, si no se aprovecha adecuadamente, puede interrumpir el proceso de trabajo. Actualmente, existen tantas formas de comunicarnos que es fácil abrumarse por las opciones. Nuestro éxito depende de elegir el mejor método de comunicación y en la forma en que cada opción beneficie a nuestro objetivo profesional.

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Cómo actualizarte leyendo y aprendiendo

Pamela Ayuso julio 9, 2018

En el trabajo y como adultos, se espera que nos mantengamos al tanto de eventos importantes e información nueva. Sin embargo, entre la actividad constante de la vida cotidiana, mantenerse al día con las noticias y la lectura de libros puede olvidarse con facilidad. Además, es difícil desarrollar el hábito de la lectura.

Afortunadamente, existen muchas formas de obtener información. La clave está en encontrar la mejor mezcla de artículos y libros para mantenerse al día de la forma más efectiva posible.

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Qué pasó durante nuestro año implementando NetSuite

Pamela Ayuso julio 2, 2018

En 2017 nuestra empresa inició la implementación de sistema más grande que habíamos tenido hasta ese entonces: NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Nos tomó seis intensos meses que el sistema fuera operacional, pero la implementación total duró un año ya que tuvimos cambios y pequeños problemas que tenían que resolverse una vez implementado. Dado que NetSuite interactuaba con todos los departamentos de la compañía, activar el sistema era algo que afectaba a todos.

Antes de implementar NetSuite, teníamos un sistema muy básico de contabilidad; solo se encargaba de transacciones fundamentales, como facturas, y producía estados de cuenta de clientes, informes contables y estados financieros no modificables. Aunque era un buen sistema para una empresa nueva, nos dimos cuenta de que ya no cumplía con nuestras necesidades.

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Este es nuestro proceso para completar una venta

Pamela Ayuso junio 25, 2018

Siendo una empresa de desarrollo de bienes inmuebles, nuestra compañía vende propiedades de forma regular. Cada vez que se vende una propiedad, se deben realizar varias tareas para cerrar la transacción. El problema es que hay tantos pasos involucrados en el cierre de una venta que es imposible mantener el control de todos. Desde recordar el almacenamiento de archivos, firmas en los documentos y todo el proceso de contabilidad, es crucial no descuidar ninguna de estas tareas.

Diferentes compañías organizan estos pasos de formas distintas. Originalmente en nuestra empresa, cada persona tenía una lista de comprobación separada o simplemente memorizaba las acciones. Muchas veces olvidábamos un paso crucial y este quedaba sin hacerse hasta que se detectaba el error después. En otras ocasiones, las omisiones ni siquiera eran detectadas.

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El manual de tu compañía y cómo garantizar su accesibilidad

Pamela Ayuso junio 18, 2018

Hace algunos años, estaba revisando el manual de operaciones de nuestra empresa. Era un documento en formato Word de 15 páginas almacenado en nuestro servidor local. A pesar de todo el trabajo que dedicamos en su elaboración, nadie lo había abierto ni leído. El manual tenía páginas y páginas de información útil, pero no tenía uso práctico ya que nadie hacía referencia a este.

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Cómo implementar un sistema en la nube en tu empresa

Pamela Ayuso junio 11, 2018

Implementar un nuevo software en la nube puede ser muy intimidante, especialmente si no estás familiarizado con sistemas. Sin embargo, incluso si no eres un genio de la informática, puedes aprender a hacerlo y tu empresa puede aprovechar todos los beneficios que ofrecen los sistemas en la nube en esta era de la tecnología.

El primer paso es hacer un plan para la implementación general del sistema; esto te ahorrará tiempo y podrás aprovechar el sistema desde el momento en que compres la licencia. El plan te permitirá tener todo listo para empezar a trabajar con tu software lo antes posible.

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Aprovecha al máximo tu comunicación en el trabajo

Pamela Ayuso junio 4, 2018

Todos nos comunicamos a diario mediante palabras, gestos y hasta con nuestra postura. La forma en que nos comunicamos se vuelve parte de nuestro ser y estas interacciones son cruciales tanto personal como profesionalmente.

A través de la comunicación, encontramos nuevas oportunidades de negocios, detectamos errores en la forma en que trabajamos y encontramos nuevas opciones para crecer. De lo que tal vez no nos demos cuenta es que, a pesar de que nos hemos estado comunicando desde que nacimos, puede que no estemos siendo eficientes al hacerlo, ya que hay métodos para incrementar lo que obtenemos de la comunicación en el trabajo.

Acciones y hábitos simples pueden mejorar nuestra forma de interactuar con las personas tanto dentro como fuera de la empresa.

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5 consejos para mejorar el proceso de revisión en tu negocio

Pamela Ayuso mayo 28, 2018

Para minimizar errores, es necesario que haya un proceso de revisión en toda empresa. Después de todo, seguimos siendo humanos y es fácil cometer errores, especialmente si manejamos diferentes responsabilidades y tareas a diario. La dificultad es que, sin importar la cantidad de trabajo que haya, la presión de entregar todo sin errores no termina.

Una forma de cumplir con las responsabilidades de la empresa es implementar un proceso de revisión en el que los procesos e informes principales tales como documentos de ventas, pagos de facturas y estados financieros sean revisados por más de un miembro del equipo. Pares de ojos adicionales detectarán errores y mejorarán la calidad.

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